Ledarskap mitt i krisen

Krisen är här och framtiden är osäker. Många ledare sitter idag med delvis nya arbetsuppgifter och svåra beslut under långa arbetsdagar.  Krisen som Coronaviruset har orsakat är olik allt annat vi varit med om tidigare. Vad ska jag tänka på som ledare/VD mitt i krisen?

Bild av Malachi Witt från Pixabay

ledarskapet prövas i krisen

Man brukar säga att (nästan) vem som helst kan lyckas bra som ledare när allt går som planerat, men det är i svåra situationer som ledare prövas på allvar. Situationen just nu utmärks av stor osäkerhet. Vi har ingen aning om vad som väntar om några veckor, varken för hälsan, samhället eller för företagen och ekonomi. Det har sällan varit svårare att vara ledare. Vi vet idag (2020-04-14) inte hur länge restriktioner i samhället kommer att vara kvar och inte hur samhället kommer att se ut när allt så småningom går tillbaka till normal aktivitet.

KOMMUNIKATION ÄR VIKTIGT I KRISEN

Osäkerheten gör att behovet av information är enormt. Många ledare är handlingskraftiga och känner ett tryck att genast ta itu med olika problem som uppstått eller riskerar att uppstå. Det är bra och viktigt. Glöm inte att du också måste ta dig tid att informera löpande. Främst till dina medarbetare men även till kunder och andra intressenter. Det gäller i synnerhet om du är företagets VD.

Du behöver informera även när det inte finns något nytt att berätta. Då blir medarbetarna lugnare. Skapa tydliga kanaler så alla vet var de ska söka information. Informera ofta. Anpassa efter din verksamhet. Du är viktigare än du kanske tror. Organisationer behöver synliga ledare under en kris.

”Nu arbetar vi på en plan för produktionen.”
”Nu har vi kommit halvvägs med planen för produktionen.”
”Nu är planen klar och så här ser den ut i stora drag.”
”Nu har vi genomfört de första två åtgärderna vi planerat. Så här blev resultatet. ”
”Nu har vi genomfört ytterligare tre åtgärder enligt planen.”
Och så vidare.

Tänk på att också lyssna på individer från olika delar av organisationen för att få en bild av hur läget uppfattas från andra perspektiv än ditt eget.

INKLUDERA KÄNSLOR

Att vara handlingskraftig är viktigt men inte tillräckligt. Förutom hårda fakta behöver du också inkludera känslor, dina egna och andras. Använd ord om känslor i din kommunikation.
Visa att du bryr dig om medarbetarna som individer. Visa att du förstår deras oro. Emotionell intelligens eller EQ är något som varje ledare behöver behärska. För att vinna människors förtroende behöver du beröra andra människor på ett känslomässigt plan. Samtidigt måste du hantera din egen oro och inte sprida den till medarbetarna. Visa att du tror att det blir bra när allt detta är över även om du inte vet exakt hur. Känner du stark egen oro får du vända dig till en person du har förtroende för och söka stöd där.

”Jag vet inte exakt hur vi ska ta oss igenom krisen men vi är resursrika och förändringsbenägna så jag är säker på att vi klarar det bra”
”Det blir stundtals påfrestande att jobba hemifrån nu när mina barn är förkylda och därför också är hemma. Det är säkert många andra som har samma erfarenhet.”
”Jag förstår att många i företaget känner oro, med tanke på att andra företag i vår bransch har tvingats varsla om uppsägning. Min ambition är att ingen ska behöva varslas i vårt företag.”

VID NEDDRAGNINGAR

Om du behöver göra neddragningar, var väldigt tydlig med vilka som är berörda och vilka som inte är det. All otydlighet medför att medarbetarna börjar spekulera om orsaken och fantasier är ofta värre än verkligheten. Och här är det extra viktigt att ta med dina känslor när du kommunicerar. Visa att du är en människa och inte en robot. Både hela företaget, grupper och individer behöver få anpassad information.
”Jag trodde aldrig att detta skulle bli nödvändigt. Det har varit ett tungt beslut att fatta. Det känns tufft att behöva säga detta. Vi har tappat så mycket av omsättningen att vi inte har något val annat än att varsla en stor del av arbetsstyrkan om uppsägning. Den exakta omfattningen framgår av dokumentet som alla får.”

ARBETA HEMIFRÅN

I många företag arbetar många numera hemifrån. Hur blir man då effektiv? Det finns många tips på nätet. Från Protea tipsar vi gärna om fokusperioder, struktur och att planera in rörelse. Här följer mer detaljerad information om vad vi menar.

Fokusperioder

Fokusperioder bygger på kunskapen att människor har svårt att hålla fokus under långa perioder. Det har bland annat att göra med hur hjärnan lagrar in minnen. Därför är det bra att bestämma sig för att arbeta fokuserat under en fokusperiod på 25 minuter. Ta sedan en kort paus (fem minuter) följt av fokuserat arbete under 25 minuter igen. Använd gärna en timer för att hålla reda på tiden. Rör gärna på dig under pausen. Efter två till tre perioder tar du en något längre paus. Använd med fördel denna teknik för arbete som kräver kreativitet och analys. Kanske vill du använda metoden under en del av din arbetsdag? Det finns en blankett som underlättar arbetet med fokusperioder att ladda ner här på Proteas hemsida.

Skapa struktur i din arbetsdag

När man är på kontoret behöver man inte skapa en struktur, för den finns redan där. Rutiner, öppettider, närvaron av kollegor och chefer, allt bidrar till strukturen. Vid arbete i hemmet behöver man själv skapa en struktur, för att vara effektiv och för att må bra på lite längre sikt. Lägg upp en plan för dagen. Skriv ner på ett papper. Det är viktigt att känna sig nöjd med arbetsinsatsen i slutet av arbetsdagen

Rörelse är viktigt

Glöm inte vikten av att röra på dig! När vanliga möten byts ut till online-möten kan man bli sittande stilla många timmar. I vanliga fall får man gå mellan mötesrum, våningsplan och byggnader. Människokroppen är inte alls gjord för att vara orörlig och kan ganska snabbt börja protestera med värk i nacke, axlar, rygg eller armar. Förebygg det genom att lägga in planerad rörelse. Ett par minuter är mycket bättre än ingenting. Kanske en promenad innan du börjar jobba eller på lunchen i vårsolen? Några armhävningar eller solhälsningar på golvet i hemmakontoret? Välj något du gillar, för då blir det av.

Lycka till med krishanteringen

önskar Erik, Jan och Mona

på Protea Leadership!