Delegera med frågor
Ledare kan och ska inte göra allt själva. De ska leda och fördela arbetet. Därför behöver de delegera vissa arbetsuppgifter. Uppdraget som ledare är att skapa resultat genom andras andras arbete. Vi brukar kalla det ”hävstångseffekten”, mer om den längre ner. Har du provat att delegera med frågor?
att vara tydlig
Det är viktigt för ledare att vara tydliga. När man delegerar en arbetsuppgift känns det därför ofta naturligt att ge tydliga instruktioner till personen som ska utföra arbetsuppgiften. Det känns naturligt. Men alla som känner sig själva och kanske har läst om Självbestämmandeteorin inom motivation vet att det tar emot när man blir tillsagd vad man ska göra. Det känns roligare när man själv får komma fram till det. Medarbetaren får kvitto på att du som ledare har tilltro och det stärker känslan av att vara kompetent. Det är också gynnsamt för motivationen. Dessutom ökar känslan av välmående. Du som ledare kan starta en positiv spiral mot en allt mer motiverad grupp.
hur gör man?
Vi genomförde en övning på en ledarutbildning där deltagarna fick prova att delegera på två olika sätt. Först fick de prova att ge tydliga instruktioner. Sedan fick de prova att delegera samma uppgift igen, men denna gång genom att ställa frågor. Upplevelsen var omedelbar och stark. För den som skulle utföra arbetsuppgiften blev skillnaden stor. Att få stöd i att tänka själv med väl valda öppna frågor kändes stimulerande och stärkte känslan av att vara kompetent. Även för den som delegerade uppgiften kändes samspelet med den andra personen bättre när delegeringen skedde med frågor. Känslan av att vara ett team med gemensamt ansvar för uppgiften stärktes.
Hur kan det låta? Här kommer ett exempel på dialog mellan ledaren som delegerar (L) och medarbetaren som ska utföra uppgiften (M).
L: Vår kund har hört av sig och behöver hjälp att ta fram en utredning. Har du jobbat med någon liknande utredning tidigare?
M: Ja, förra året skrev jag en liknande rapport för en annan kund.
L: Hur skulle du vilja lägga upp arbetet?
M: Jag har ju två andra uppdrag som pågår, men jag kan komma igång i början av nästa vecka. Sedan kan jag arbeta med rapporten parallellt med de andra uppdragen.
L: När tror du att du kan vara klar att presentera rapporten för kunden?
M: Om inget oförutsett inträffar borde den kunna vara klar om sex veckor.
Det här bygger på att personerna känner varandra och att det finns en grundläggande psykologisk trygghet i samarbetet. Dessutom att ledaren har en god bild av medarbetarens kompetens, för att kunna matcha rätt uppgift med rätt person.
anledningar att delegera
Det finns många anledningar att delegera. Här kommer de två viktigaste:
- Utveckla medarbetaren. Uppgifter som är rutin för dig är utvecklande för andra.
- Frigöra ledarens tid. Delegera för att frigöra din tid för annat. Många ledare sitter fast i operativa uppgifter och brandkårsutryckningar. Alla ledare behöver tid för att, just det, leda verksamheten! Tänka framåt. Om inte ledaren leder, vem gör det då? Troligen ingen och då är det bara en tidsfråga innan man halkar snett.
Hävstångseffekten uppstår när du lägger tid på att lyfta dina medarbetare säg 10% istället för att bita ihop och pressa upp din egen prestation med 15%. Antag att du har tio medarbetare så lyfter du verksamheten med 100% när du satsar på dina medarbetare istället för de 15% du kan få upp när du själv tar i ännu mer. När du delegerar bygger du kompetens och självförtroende hos dina medarbetare vilket medför att din grupp blir allt kunnigare och mer självgående.
mer att tänka på
När du delegerar arbetsuppgifter finns det fler saker att tänka på.
- Kom överens om hur uppgiften ska följas upp.
- Kom överens om hur ditt stöd ska se ut till personen som utför arbetsuppgiften.
- Var närvarande. Du är fortfarande ansvarig för att uppgiften blir utförd med god kvalitet.
- Använd situationen till att hitta möjligheter att ge relevant feedback, både positiv och negativ. Hela tiden med syfte att medarbetaren ska lyckas och utvecklas.
Naturligtvis ska du inte alltid delegera med frågor. Ibland blir det bättre med tydliga instruktioner. Använd ditt sunda förnuft och din kännedom om dina medarbetare så blir det bra.
Prova själv
Det enda sättet du kan veta om detta fungerar för dig är att prova. Välj en uppgift att delegera, förbered dig genom att skriva ner några frågor som kan vara användbara, gärna öppna frågor. Protea har en blankett avsedd för att förbereda ett viktigt möte. Du kan ladda ner den gratis, skrolla längst ner på sidan. Den gör dig mer fokuserad, förberedd och proffsig i mötet.
Läs gärna mer om motivation och Självbestämmandeteorin i Proteas tidigare artikel.
Kanske vill du läsa mer om psykologisk trygghet? Läs en artikel här.
Slutligen är du välkommen att höra av dig till oss på Protea med frågor kring delegering och annat som rör ledarskapet. Du hittar våra kontaktuppgifter här.
