Maximera medarbetarnas utveckling genom att delegera

Maximera medarbetarnas utveckling samtidigt som du som ledare och chef maximerar din egen tid.  Det gör du genom att delegera! Men många ledare tvekar och har olika invändningar. Känner du igen dig?

Att delegera är ett av ledarens bästa verktyg.  Ändå finns det en hel del osäkerhet kring delegering. Här kommer några vanliga invändningar vi hör från både nyblivna och erfarna ledare. Känner du igen dig i något av de följande påståendena?

vad ledare ibland säger

• ”Ingen kan göra det jag gör.”

Nej, inte om du inte ber någon. Så länge du inte är raketforskare eller besitter en unik specialitet så finns det andra som kan lära sig det du gör. Så, backa ifrån och se dig utifrån. Vad är det som är så speciellt med dig att ingen annan skulle kunna lära sig göra det du gör?

• ”Det tar för lång tid att förklara vad som ska göras eller hur det ska göras.”

Nej, inte om du gör det på ett smart sätt. Om tiden du investerar i att delegera en återkommande uppgift är längre än ditt eget utförande av uppgiften, blir det ändå på sikt en tidsbesparing.

• ”Om jag gör uppgiften själv blir den utförd på det sätt som jag vill.”

Både ja och nej.  Om det verkligen är viktigt hur uppgiften utförs kan du instruera den du delegerar till. Om det däremot bara är resultatet som räknas kanske den du delegerar till kan utföra uppgiften bättre än du själv. Testa och se.

• ”Delegering känns som att jag lämpar över ”skitjobb” på mina medarbetare.”

Nej.  Så kallade ”skitjobb” kanske inte ska utföras överhuvudtaget, inte ens av dig själv. Gör en ordentlig genomgång om vilka uppgifter som skapar värde företaget.  Dessutom kan uppgifter som förefaller enkla för dig faktiskt vara utvecklade för andra.  Så var det sannolikt för dig en gång i tiden.

• ”Om jag delegerar så kanske jag inte behövs längre.”

Nej. Du tänker fel. När du delegerar får du mer tid att verkligen leda verksamheten, det är ju ditt jobb. När du inte behövs på plats varje minut blir du också möjlig att erbjuda ett nytt spännande jobb.

Brukar du låta bli att delegera av en annan anledning? Mejla oss så lägger vi till den på listan.

Fördelar med att delegera

Istället finns det väldigt många fördelar med att delegera.

• Det är ett utmärkt sätt att få medarbetarna att växa och ta ansvar.
• Delegerar du på rätt sätt ökar motivationen och graden av innovation ökar.
• En annan fördel är att de delegerade arbetsuppgifterna faktiskt utförs även om du själv inte är på jobbet eller är upptagen med andra uppgifter.
• Ytterligare en fördel är att du förenklar din vardag och sannolikt får mer gjort.

7 tips för att delegera

1. Se till att den du delegerar till har tillräcklig kompetens och i förekommande fall även rätt befogenheter för uppgiften. Det är din skyldighet som ledare att säkerställa detta.  Sedan gör det inget om uppgiften är utmanande.  Det är när utmaningar klaras av som vi växer.
2. Var tydlig med att beskriva uppgiften som du delegerar och när den ska vara klar. Se till att medarbetarens bild av uppgiften stämmer överens med vad du avser.
3. Ha tillit till att medarbetaren löser uppgiften även om det kanske inte blir på just det sätt du hade gjort. Att få lyckas med egna idéer och lösningar stärker medarbetaren.
4. Tänk på: Du kan delegera utförandet av uppgiften men aldrig ansvaret för uppgiften som sådan.  Du måste som ledare och chef inte bara vara ett stöd utan också stå bakom medarbetaren även om han/hon inte skulle lyckas.  Det bygger tillit.  På engelska finns två olika ord för detta; responsibility (medarbetarens ansvar) respektive accountability (ledarens ansvar).
5. Ha ett coachande förhållningssätt till medarbetaren och ge inte bort dina färdiga lösningar. Det tar lite längre tid men lönar sig i längden. Läs vårt inlägg om att delegera med frågor.
6. Delegera inte bort personliga åtaganden eller svåra samtal. Dessa måste du ta själv.
7. Bekräfta och uppskatta ett väl utfört arbete. Feedback, både positiv och negativ, är en viktig väg till utveckling. Lär dig förlåta när det inte gått så bra och uppmuntra till lärande och nya försök.

Färdighet  och vilja

Den mest beforskade och erkända motivationsteorin Självbestämmandeteorin, (SDT, Self Determination Theory) beskriver känslan av att vara kompetent (färdighet/eng. skill) som en av tre kritiska faktorer när det handlar om att känna motivation (vilja/eng. will).  Läs mer om modern motivation (SDT) i ett annat inlägg. Det är alltså viktigt som ledare att ha fokus på utveckling. Det kopplar direkt till kompetensutveckling och resultat. Färdighet och vilja går att kombinera till en ”fyrfältare” som beskriver fyra olika lägen för delegering. Använd modellen som stöd när du ska delegera till olika personer. I vilken ruta återfinner du en viss person?

[en så kallad fyrfältare ”skill/will” kommer inom kort att läggas till här]

fyra olika förutsättningar för att delegera

Att delegera till en medarbetare med stor vilja / stor färdighet (1) innebär oftast inga problem.

När det gäller delegering till medarbetare med stor vilja / liten färdighet (2) inom ett område kräver det att du avsätter tid för att förklara, coacha och stötta.  Du behöver också följa upp hur det går och tillse att medarbetaren inte blir lämnad ensam med den nya uppgiften.

Vid delegering till medarbetare med liten vilja / stor färdighet (3) uppstår ofta frustration.  Det svala intresset kan provocera – ”du får ju faktiskt betalt för att göra detta!” – men vi har mycket att vinna på att förstå varför medarbetaren inte vill eller inte är intresserad.  Det kan handla om brist på förståelse för syftet med uppgiften, tvivel på egen kompetens, rädsla för att misslyckas.  Eller också är det helt enkelt så att medarbetaren inte är intresserad av att utvecklas i den riktning som delegeringen avser.  Oavsett rotorsaken är det viktigt att gå till botten med bristen på motivationen.

Om du ska delegera till en medarbetare med liten vilja / liten färdighet (4)  inom ett område är det oftast bäst att tänka om.  Kanske finns det någon annan, som inte heller har rätt kompetens men som faktiskt är lite mer motiverad att ta sig an uppgiften du vill delegera.

FEM nivåer av delegering

En modell som kan hjälpa oss vid delegering av större uppgifter är ”Five Levels of Delegation” (upphovsperson Michael Hyatt) som beskriver fem olika nivåer som vi kan delegera på. Det är viktigt du som ledare och din medarbetare är överens om både förväntningarna och vilken nivå av delegering det handlar om.  Då minskar risken för missförstånd och onödigt arbete. En annan välkänd modell är Situationsanpassat ledarskap (Hersey & Blanchard) som har likheter med Hyatts modell med fem nivåer.

Nivå 1: ”Gör precis det jag ber dig om och följ mina instruktioner.  Jag har redan undersökt området, tittat på olika alternativ och bestämt hur vi ska göra.”

Nivå 2: ”Undersök området och rapportera vad du funnit.  Sedan diskuterar vi det tillsammans och jag beslutar hur vi går vidare.”      

Nivå 3: ”Undersök området, vilka alternativ som finns, för- och nackdelar med de mest intressanta alternativen samt rekommendera hur du tycker att vi ska göra.  Är vi överens kan du jobba vidare enligt ditt förslag”

Nivå 4: ”Fatta ett beslut själv och berätta hur du resonerat.  Jag litar på att du kan göra en bra bedömning och fatta beslut ifrån detta.  Men det är viktigt för mig att följa arbetet och få löpande information.”

Nivå 5: ”Fatta ett beslut själv.  Jag litar till fullo på dig och du har mitt fulla stöd oavsett vad du tagit för beslut.  Du behöver inte hålla mig informerad.”

sammanfattning

Ju högre nivå du delegerar på, desto större tillit måste du ha och visa medarbetaren, även när det inte går eller blir utfört precis som du tänkt dig. Vi människor är experter på att sniffa oss till när något inte stämmer, det har bidragit till att vi överlevt under alla år.  Vi är fem gånger känsligare för hot än för belöning och känner direkt om någon inte riktigt litar på oss. Det gör oss osäkra och hellre än att göra fel dubbelkollar vi, och vips är vi tillbaka till den där frustrerande loopen när medarbetarna inte kan fatta egna beslut utan att fråga chefen.

Både delegering och motivation är viktiga delar i Proteas utvecklingsprogram. Hör av dig så berättar vi gärna mer.

PS. De vackra blommorna på fotot är Proteor, den blomma som vårt företag är uppkallat efter. Visst är de imponerande? Läs mer om blomman Protea här.